Volle Kraft voraus!° Zielgerichtete und aktuelle Kommunikation dank automatisierter Printproduktion

Ein typisches Kataloglayout des Sony Händlerkatalogs

Was kommt eigentlich wohin? Die Anforderungen des Database Publishing

In einer berühmten deutschen Filmkomödie hieß es einst: „Wat is’ eine Dampfmaschin’? Da stelle mer uns mal janz dumm und sagen so – dat is’ eine jroße, schwarze Raum …“ Ein Unternehmen, das sich mit Database Publishing auseinandersetzten muss, könnte sich eine ähnliche Frage stellen: „Wat is eigentlich eine layoutorientierte, datenbankgestützte Printproduktion?“ Auch ohne uns dumm zu stellen, finden wir schnell eine einfache Antwort: Beim Database Publishing fließen in den großen, schwarzen Raum des unbefüllten Layouts Informationen aus einer Datenbank ein. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Database Publishing lautet deshalb: Die Qualität der Daten muss stimmen. Ein ERP-System kann helfen, vorhandene Informationen in einer zentralen Datenbank zu pflegen und ohne Umweg in ein Layout zu übernehmen.

Geradlinig geht’s mit Xactuell

Von hinten durch die Brust ins Auge? Solche Umwege der Datenaufbereitung sind nicht nötig: Xactuell, das Database Publishing Tool des Stuttgarter Softwareherstellers CODEWARE, stellt Werkzeuge bereit, um zentral gepflegte Produktdaten für die unterschiedlichsten Printpublikationen nutzen zu können. Eine Produktion über ein PIM-System ist nicht nötig, aber durchaus möglich: Xactuell wird mit gängigen Datenbanken eingesetzt und greift auf das Datenmodell des jeweiligen Kunden zurück. Die direkte Anbindung an eine Datenbank erfolgt dabei über ODBC oder auch nativ. Dabei ist Xactuell sowohl als XTension wie auch als Plugin verfügbar. Es unterstützt Adobe InDesign und QuarkXPress. Als Besonderheit bietet Xactuell eine integrierte Scriptsprache, mit welcher unter anderem Umbruchregeln definiert werden können, die eine vollautomatische Produktion komplexer Projekte erlauben.

Wer sich vor dem Einsatz von PIM-Systemen scheut oder sein bestehendes System erweitern möchte, ist mit einer Lösung, wie sie CODEWARE anbietet, bestens bedient. Zunächst generiert das Database Publishing Tool vollautomatisch Rohdaten. Sie sind ein Hilfsmittel, um  auf die in einer zentralen Datenbank hinterlegten Produktinformationen zurückzugreifen. Diese Informationen können jederzeit in einem Dokument platziert werden – wobei das Layout der Printpublikation keine Rolle spielt. Im Vergleich zu einer manuellen Datenübernahme ist diese Vorgehensweise fehlerfrei. Sind die Daten erst einmal in ein Layout eingeflossen, wird die Xactuell-Verbindung erhalten. Auf diese Weise ist eine Aktualisierung der Produktinhalte auch noch nach einer manuellen Layoutanpassung im Druckdokument möglich.

Sieg in der Aktualisierungsschlacht: Sony Overseas Schweiz

Gerade letzteres war Sony Overseas Schweiz enorm wichtig. Das Unternehmen muss sich laufend mit schnellen Produktzyklen auseinandersetzen. Preislisten zum Beispiel werden zweimal jährlich neu aufgelegt. Und die müssen gut und gerne 800 neue Produkte aufnehmen.

Ohne eine automatisierte Produktion wäre die parallele Herstellung von Preislisten, Produktblättern und Preisschildern überhaupt nicht mehr durchführbar. Bei der Umsetzung seiner Printproduktion  arbeitet das Unternehmen seit einiger Zeit mit Xactuell.  Mit diesem modularen System für Database Publishing wird die Printproduktion nun inhouse in der Marketingabteilung vorgenommen. Dabei greift das Programm ohne Umwege auf das vorhandene Datenmaterial zu. Es wird direkt von der internen Produktdatenbank in das Layoutprogramm publiziert. Bis es soweit ist, können die Produktinformationen zentral in der Datenbank überarbeitet werden und stehen daraufhin sofort wieder für eine automatische Produktion bereit. Auch Änderungen in letzter Sekunde, vor allem aktualisierte Preise, kann der Bearbeiter dank der direkten Datenbankanbindung im Layoutprogramm quasi auf Knopfdruck anpassen. Und zum Knopfdrücken braucht man nicht viele Hände: Die Produktion kann mehrheitlich von einer Person organisiert und ausgeführt werden.

Viele Vorteile – wenig Aufwand

Schauen wir noch einmal auf die Vorteile, die eine mit Xactuell automatisierte Produktion mit sich bringt:

• Neu erstellte Werbemittel können bereits in einer Rohfassung schnell und kostengünstig dem jeweiligen Produktmanager zur Beurteilung vorgelegt werden. So ist von Anfang an bekannt, welche Informationen für die Druckproduktion im Layout gesetzt werden.
• Bis die Produktinformationen endgültig sind, können sie zentral in der Datenbank überarbeitet werden und stehen daraufhin sofort wieder für eine automatische Produktion bereit.
• Produktänderungen in letzter Sekunde werden im Layoutprogramm dank direkter Datenbankanbindung durch Knopfdruck aktualisiert. Zielgerichtete und aktuelle Informationen werden somit erst ermöglicht.
• Bei der Erstellung der Druckdaten setzt man auf das Prinzip absoluter Aktualität und Verbindlichkeit. Dies wird durch die zentrale Haltung strukturierter Daten ermöglicht, welche mittels Xactuell im Layoutprogramm logisch verarbeitet werden.

Auch Sony ist nun jederzeit in der Lage, mit minimalem Aufwand neue Produkte zu erstellen, also noch zielgerichteter zu kommunizieren. Obwohl sich die Anzahl der Preislisten und Produktblätter gegenüber dem Vorjahr beinahe verdoppelt hat, benötigt die Produktion bis zur Druckausgabe nicht mehr Zeit. Denn der eigentliche Aufwand besteht nur noch aus der Produktzuordnung in der Datenbank. Produkte für die Katalogproduktion müssen nur noch freigeschaltet werden. Per Knopfdruck. Ganz einfach. Gar nicht dumm.