InDesign-Dokumente remote mit one2edit verwalten und editieren

Editieren von InDesign Dokumenten im Web über one2edit

Das Problem

Jeder Marketingexperte kennt den Fall: Bereits kleine Korrekturen in einem Satzdokument gestalten sich umständlich und aufwendig, insbesondere dann, wenn externe Ressourcen und verschiedene Sprachen im Spiel sind. Es entstehen hohe Kommunikationsaufwände, zusätzliche Kosten – und wertvolle Zeit geht verloren. Die termingerechte Auslieferung von Informationen wird so regelmäßig zum nervenaufreibenden Kraftakt.

Die Lösung

Um dieses weit verbreitete Chaos in geordnete Bahnen zu lenken, hat die kuhnert GmbH das System one2edit entwickelt, das inzwischen in der Version 3 verfügbar ist. Mit one2edit können hochwertig gestaltete Satzdokumente wie Broschüren, Kataloge, Flyer, Verpackungen oder Anzeigen über einen Web-Browser verwaltet, editiert und freigegeben werden. Die Grundlage für diesen Prozess bilden beliebige InDesign-Dokumente: Einmal auf dem one2edit-Server eingecheckt, werden sie remote bearbeitungsfähig gemacht. In Verbindung mit einem innovativen Rollen-/Rechtekonzept und dem einfach zu bedienenden Web-Editor wird ein schnelles, CI-konformes und verbindliches Editieren der Dokumente arrangiert – inklusive einer optionalen PDF-Generierung. Zusätzliche Software oder Kenntnisse in Layout-Bearbeitung werden dabei nicht benötigt.

Das System one2edit ist eine Kombination von „Best Practices“: Es vereint die Funktionalitäten eines Web-to-Print-, Redaktions-, Dokumentenverwaltungs- und Workflowsystems im Gewand einer Web-2.0-Anwendung. Die Lösung beherbergt sämtliche Funktionen in einer Oberfläche, die sich dem jeweiligen Benutzerverhalten anpasst. Schulungsaufwände werden dadurch reduziert und eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten geschaffen.

Die Einsatzmöglichkeiten von one2edit umfassen redaktionelle Arbeiten, Korrekturläufe, Freigabeprozesse, Dokumentenmanagement und Versionshandling, Brand Management, Übersetzung und einiges mehr. Darüber hinaus ist alles möglich, was mit regulären InDesign-Dokumenten gangbar ist – egal ob OPI oder eine Kombination mit Dritthersteller-Tools.

Die wesentlichen Vorteile von one2edit

• Online-Editierung von beliebigen Adobe-InDesign-Dokumenten
• Weltweiter und plattformunabhängiger Zugriff – für die Clients wird lediglich ein Browser und ein Internet-Zugang benötigt
• Innovative Preview-Technologie, Übertragung sehr kleiner Datenmengen (die Bearbeitung der InDesign-Dokumente ist auch per Modem möglich)
• Standverbindlichkeit beim Editieren, Ergebnisse werden direkt aus dem InDesign Server gerendert
  
• Keine Template-Erstellung und / oder Programmierung erforderlich
• Beibehaltung aller InDesign-spezifischen Funktionen (Typo, Tabellen, Effekte, umfließende Objekte etc.), keine kreativen Einschränkungen bei der Gestaltung von Dokumenten
• Volle Unterstützung von Mac-Dokumenten und -Schriften
• Jedes Dokument steht zum aktuellsten Stand physikalisch zur Verfügung. Dadurch wird eine jederzeitige grafische  Bearbeitung der Dokumente mit InDesign ermöglicht
• Basierend auf Standards, d.h. Dritt-Systeme können jederzeit angebunden werden
• Übersetzungsmanagement: Standardschnittstellen zu across und SDL/Trados (off- und online)
• Beliebige Skalierungen und verteilte Serverstrukturen sind kein Problem – damit kann beispielsweise der Upload von Dokumenten auf externe Server vermieden werden
• Individuelle Workflow-Templates mit beliebigen Rollen-/Rechte-/Freigabeprozessen und Aktionsverknüpfungen sind möglich. Somit entsteht ein hoher Automatisierungsgrad durch geführten Workflow
• Mandantenfähigkeit
• Flexible Lizenz- und ASP-Nutzungsmodelle; neue „value edition“ als schlüsselfertige Installation

Praxisbeispiele

Die Henkel KGaA mit Hauptsitz in Düsseldorf verwendet one2edit seit diesem Jahr, um das globale Übersetzungsmanagement für Marketingunterlagen zu steuern und durchzuführen. Der Aktionsradius umfasst bis dato 26 Länder mit 24 Sprachen und über zehn externe Grafik-Agenturen. Neben der Kostenreduzierung geht es Henkel vor allem um die Optimierung des gegenwärtigen Workflows, um eine verbesserte Brand-Communication, mehr Transparenz im kreativen Erstellungs- und Übersetzungsprozess sowie um die Option, mehr Projekte gleichzeitig durchführen zu können. Besonders die einfache Bedienbarkeit des Systems und die Einbindung aller relevanten Personen (Marketing, Vertrieb, Techniker) standen im Vordergrund. Mit one2edit haben sich die vormals 13 Prozessschritte mit bis zu zehn Korrekturschleifen auf insgesamt sechs Prozessschritte reduziert. Das System hat sich nach kurzer Zeit amortisiert.

Als Mediendienstleistungs-Unternehmen stellen die Graphischen Betriebe Eberl GmbH one2edit ihren Industriekunden zur Verfügung: „Unseren Industriekunden, deren Bedarf an Werbematerialien in verschiedenen Sprachen für die globalen Märkte stetig wächst, stellen wir one2edit mittels ASP als intuitiv und schnell zu bedienende Web-Anwendung zur Verfügung – somit ist ein einfacher Einstieg gewährleistet. one2edit ist für uns als innovatives Medienunternehmen ein wichtiges Kundenbindungstool und bildet die Speerspitze bei der Neukundenaquise“, informiert Verkaufsleiter Harald Wolfbauer.

Die kuhnert GmbH wurde für ihr Produkt one2edit im Sommer 2007 als „Innovativster Lösungspartner 2006“ mit dem Adobe Innovation Award ausgezeichnet. Bei den Partnerlösungen wurden unter anderem die Kriterien Kundennutzen, Innovationsgrad und Integrationstiefe bewertet.