Wie lässt sich aus Trends Kapital schlagen? MIS weist mit iBrams den richtigen Weg

MIS

Media-Asset-Management System bei MAN

Der IT-Lösungsanbieter hat es sich vor drei Jahren zur Aufgabe gemacht, im Umfeld von Marketing, Agentur, Druckvorstufe und Druck die Workflows seiner Kunden zu optimieren, Prozesse zu verbessern und Kosten zu senken. Anfangs agierte das heute zehnköpfige Team ausschließlich innerhalb der Schaufler Group. Für diese Vereinigung von zehn spezialisierten Mediendienstleistungsunternehmen setzten die Mitarbeiter verschiedene IT-Projekte um. Seit einem Jahr betreut die MIS auch eigene Kunden. „Wir sind ein neutraler IT-Dienstleister“, betont Patrick Lucas, der von Anfang an die Entwicklung der MIS mitbestimmte.

Von A bis Z – umfassendes Leistungsspektrum

Zum Angebot der MIS gehören Konzeption, Implementierung und Betrieb von Mediendatenbanken, Database Publishing, digitale Foto-Workflows, Softproof und die Entwicklung webbasierter Lösungen im Bereich Java, PHP, MySQL, SQL-Server und Oracle. Dazu kommt die Planung und Umsetzung von Gesamt-Workflows, die alle genannten Themen beinhalten und alle Beteiligten in einen Prozess einbinden.

Web-to-Print – von Anfang an

Lange bevor der Begriff Web-to-Print in den Fokus der Öffentlichkeit rückte, beschäftigte sich das Team um Patrick Lucas bereits mit der Möglichkeit, Druckvorlagen online zu erzeugen: „Wir machen das seit drei Jahren. Anfangs haben wir die notwendige Technologie selber programmiert und eigene Lösungen entwickelt, die wir dann beim Kunden eingerichtet haben. Wir stellten jedoch schnell fest, dass wir nicht die Ressourcen besaßen, um es optimal umzusetzen. Dafür ist das Thema zu komplex“, berichtet Patrick Lucas.
Angesichts der stetig steigenden Anforderungen benötigte MIS eine Lösung, mit der sich die Bedürfnisse kleiner Unternehmen mit zwei bis drei Mitarbeitern ebenso gut erfüllen ließen, wie die von großen Firmen und Konzernen.

Wer will das nicht – automatisch alles richtig machen

Die Suche nach einer Lösung begann im Mai 2006, dauerte einige Monate und führte zu einem eindeutigen Ergebnis: „Wir haben iBrams als einzige brauchbare Software für unsere Anforderungen identifiziert“, stellt Patrick Lucas fest. Das Design-Management-System iBrams ermöglicht Unternehmen die automatisierte Produktion von Kommunikations- und Werbemitteln aller Art, basierend auf den Design-Regeln. Es verwaltet alle Vorlagen und stellt diese webbasiert zur Verfügung. Auf diesem Weg verbreiten sich neue Regeln und Kommunikationsvorgaben ohne Verzug, und es kommen immer nur die aktuell gültigen Vorlagen zum Einsatz. Die Entscheidung von MIS, iBrams für seine Kunden einzusetzen, hatte mehrere Gründe: „Zum einen ist das Produkt schon sehr lange erfolgreich im Einsatz. Die Entwickler um Andreas Michalski haben veritable Erfahrung mit großen und kleinen Projekten gesammelt und einfach schon sehr viele interessante Dinge umgesetzt“, beschreibt Christian Spiller, der IT-Verantwortliche bei MIS und ergänzt: „Außerdem war iBrams zu diesem Zeitpunkt das einzige Produkt, das mit Adobe InDesign voll auf einem Industriestandard basierte und das in der Lage war, am Ende des Web-to-Print-Prozesses wieder ein offenes InDesign-Dokument auszugeben.“

Jedem das Seine – flexible Modelle für jeden Kunden

Die Umsetzung von Web-to-Print-Projekten bedeutet in der Regel einen sehr starken Eingriff in die Organisationsstrukturen eines Unternehmens. Da ist Überzeugungskraft gefragt: „Nicht jeder Mitarbeiter versteht auf Anhieb, warum seine bisherige Arbeitsweise im Interesse des Unternehmens verändert werden soll“, so Patrick Lucas. „In der Regel gewöhnen sich alle Beteiligten jedoch schnell an die neuen Prozesse.“ Die MIS kann in solchen Fällen aufgrund ihrer eigenen Geschichte und mit ihrer Kompetenz im Druck- und Prepress-Bereich eine fundierte Beratung bieten und die richtige Lösung finden. „Gerade bei Web-to-Print-Projekten reichen allgemeine IT-Kenntnisse nicht aus. Man muss wissen, welche spezifischen Anpassungen in jedem Fall notwendig sind, um die Anforderungen bestmöglich zu erfüllen“, so Patrick Lucas. Um allen Kunden den Einsatz von iBrams zu ermöglichen, bietet MIS flexible Lizenzmodelle. Kleine Unternehmen können die Lösung über ein ASP-Angebot mieten, wenn sie beispielsweise nur wenige Flyer produzieren wollen. Größere Kunden erhalten dagegen auf Wunsch eine volle Lizenz und können so die Möglichkeiten von iBrams uneingeschränkt nutzen.

Erfolg in der Praxis: Kostensenkung um 30 Prozent

Nach der Entscheidung für iBrams Mitte 2006 gelang es der MIS schnell, auch seine Kunden von den Vorteilen dieser Lösung zu überzeugen. Immerhin gab es zu diesem Zeitpunkt bereits namhafte Referenzen, darunter eine Händler-Organisation mit einigen Tausend Filialen, MAN Nutzfahrzeuge, L’Oréal und Quelle, die mit iBrams die dezentrale Herstellung von Werbemitteln vereinfachten und verbesserten.

Die Möglichkeiten des Design-Management-Systems umfassen neben der Bereitstellung von Vorlagen auch die Optimierung von Prozessen. So setzt MAN Nutzfahrzeuge das Tool für einen Übersetzungs-Workflow ein, um Broschüren in unterschiedliche Sprachversionen zu übersetzen. „Natürlich gibt es immer Widerstände, wenn gewohnte Prozesse geändert werden, aber insgesamt ist das Feedback sehr positiv“, berichtet Patrick Lucas aus den Kundengesprächen. Dabei besteht der Erfolg nicht nur in transparenteren Abläufen, sondern auch in konkreten Einsparungen.