Full Service bei der Einführung von PIM und Database Publishing - Wirkungsvoller Knowhow Transfer

Der Frank Hauptkatalog wurde mit Mediando und IQuest.comet automatisiert erstellt

„Unser Katalog ist so schön individuell gestaltet – aber jetzt muss ich automatisieren und da wird wohl diese ganze Individualität verloren gehen.“ Dies war der Stoßseufzer der Marketingleiterin eines Mittelständlers auf einer Fachtagung, die sich – ohne sich beraten zu lassen – einen ersten Überblick über die Möglichkeiten von Database Publishing Systemen machen wollte. Was passierte hier? Database Publishing wurde weitgehend als regelbasierte Vollautomatisierung wahrgenommen. Bei aller Berechtigung dieses Ansatzes, gerade  aufwändiger gestaltete Katalogprojekte lassen sich auf diese Weise nicht zufriedenstellend automatisieren.
Diese Erkenntnis ist nicht neu, wird aber gerne von PIM-System-Anbietern verschwiegen. Natürlich nicht ganz zu unrecht. Welcher Kunde – und der ist für die Erfassung der Daten im PIM-System in der Regel verantwortlich – ist in der Lage vor seinem geistigen Auge die Layouts entstehen zu lassen, die er gerade in einer abstrakten Erfassungsmaske befüllt?

Das Kernproblem bei der Einführung von PIM und Database Publishing Produktions

Knowhow das bisher überwiegend extern bei einer Werbeagentur eingekauft wurde soll durch ein die Automatisierung ersetzt werden. Häufig wird dabei jedoch übersehen, dass der Dienstleister neben dem Produktions Knowhow auch den Willen zur grafischen Gestaltung und besonderes Augenmerk auf die inhaltliche Qualität der Daten, also Texte und Bilder legt. Der Kunde glaubt eine Tätigkeit der Agentur zu übernehmen – in Wirklichkeit ist es aber ein ganzes Bündel. Da meistens auch noch zusätzliche Aufgabenstellungen wie zusätzliche Fremdsprachenfassungen oder die Reduzierung der Time to Market mit hinzukommen führt dies sehr schnell zur Überforderung des Kunden und seiner Mitarbeiter.

Ein intelligenter Weg dies zu vermeiden ist die Einführung von PIM und Database Publishing durch einen Mediendienstleister.
Neben der Einrichtung des PIM Systems und der Programmierung der Database Publishing Templates kann dieser auch die Datenerfassung und Erstproduktion des Kataloges erledigen.
Der Kunde erhält dann für die Folgeauflagen oder Fremdsprachenfassungen ein funktionierendes, weil umfassend getestetes System mit dem er innerhalb kürzester Zeit produktiv arbeiten kann. Gleichzeitig verfügt er über Ansprechpartner beim Dienstleister, die, da Sie selbst mit der Lösung produziert haben, effektivsten Support bieten können.

Die Preis- und Sortimentsliste der Max Frank GmbH und Co KG

Das Hauptinformations- und Verkaufsmedium dieses klassischen Mittelständlers ist die jährlich in mehreren Fremdsprachen erscheinende Preis- und Sortimentsliste. Der Umfang beträgt ca. 140 Seiten. Seit Jahren wurde dieses Objekt komplett manuell durch den Mediendienstleister produziert. Im Zuge der Neugestaltung des Corporate Design sollte auch die Preis- und Sortimentsliste neu konzipiert werden.

Die Aufgabenstellung

Da die bestehende Preisliste über Jahre „gewachsen“ und wegen ihres teilweise journalartigen Charakters bei den Kunden sehr beliebt war, sollte kein zu radikaler Schnitt erfolgen. Um zusätzlich dem Leitsatz der Max Frank GmbH „technologien für die Bauindustrie“ gerecht zu werden, genügte es nicht die einzelnen Artikel zu listen, es musste die umfassende Kompetenz des Herstellers kommuniziert werden.
Die Aufgabe ist also einen Katalog der im stetigen Wechsel aus strukturierten Produktdaten und unstrukturierten Informationen besteht innerhalb eines PIM Systems abzubilden. Frei gestaltete Seiten mussten ebenso automatisch updatefähig sein wie alle Tabellen. Eine rein templatebasierte Produktion war also von vornherein ausgeschlossen. Da sich jährlich weniger als 20% der Seiten komplett ändern, wurde das Hauptaugenmerk auf die Automatisierung der Tabellen und Fremdsprachenfassungen gelegt.

Die konkrete Lösung

Als PIM-System wurde Mediando gewählt. Das Database-Publishing System IQuest.comet wurde per Soap daran angebunden. Wobei die gesamte Infrastruktur zunächst bei der Agentur vor Ort eingerichtet wurde. Die Datenerfassung erfolgte ebenfalls durch Agenturpersonal. Das Database Publishing System wurde so konfiguriert dass sowohl regelbasiert Produktdaten und Tabelleninhalte als auch frei gestaltet unstrukturierte redaktionelle Inhalte verarbeitet werden konnten.

Da ein qualitativ hochwertiger Katalog mit stark individueller Prägung das Ziel war, hätte diese Produktion das Personal des Kunden überfordert. Daher wurde zunächst der komplette Katalog einmal in der deutschen Masterfassung durch die Agentur gestaltet und gesetzt. Mit den dabei gesammelten Erfahrungen wurde die Gesamtlösung nochmals verfeinert und eine erste Fremdsprachenfassung produziert. Parallel dazu wurde beim Kunden das PIM System eingeführt und die Mitarbeiter konnten – ohne den sonst üblichen Zeitdruck – sorgfältig am System geschult werden.
Nachdem diese Vorbereitungsarbeiten alle erfolgreich abgeschlossen wurden konnte das Live-System am zuvor definierten Stichtag von der Agentur zum Kunden übertragen werden.
Nach einer kurzen Projektschulung konnten die Mitarbeiter des Kunden unmittelbar mit der Produktion weiterer Fremdsprachenfassungen beginnen. Da die Agentur via Soap jederzeit Zugriff auf die Kundendaten hat, können Supportanfragen und eventuell komplexere Layouts trotzdem schnell und unkompliziert erledigt werden.

Die Vorteile

• Der Kunde erhält ein praktisch fehlerfreies PIM-System.
• Der Kunde übernimmt Zug um Zug nur soviel Arbeit wie er organisatorisch in den Griff bekommt.
• Die Produktionssicherheit bleibt bestehen, bzw. wird sogar noch erhöht.
• Das Corporate Design des Kunden wird vollständig und ohne Einschränkungen umgesetzt.
• Der Support wird durch Personen geleistet die selbst mit dem System produzieren.
• Sofern vom Kunden gewünscht kann die Agentur zu jedem Zeitpunkt in den Produktionsprozess eingreifen.
• Trotz einem hohen Anteil individuell gestalteter Seiten ist der Aufwand des manuellen Finishing überschaubar.
• Fremdsprachenfassungen sind in wenigen Stunden – weitestgehend automatisiert – anzufertigen.