Es muss nicht immer PIM sein: ERP goes Database Publishing
Schon länger existiert die Idee, das Enterprise-Resource-Planning-System als zentrale Datenquelle für die Produktion von Printmedien zu nutzen. Was aufgrund unflexibler Datenmodelle und mangelnder Exportmöglichkeiten der Systeme vor einigen Jahren noch undenkbar war, bietet heute bei bestimmten Aufgabenstellungen eine interessante Alternative.
- Generierte Katalogseiten auf Basis von ERP-Daten
- Exportierte ERP-Daten werden als XML oder PDF-Dateien aufbereitet
Zentrale Produktdatenhaltung klingt einfach
Man kombiniert also flugs eine Datenbank-Anwendung für mehrere User mit einer gut strukturierten Benutzeroberfläche und schafft die Möglichkeit, Sachmerkmale und Beschreibungen für einen Artikel zu erfassen sowie eine Export-Schnittstelle.
Klingt einfach. Ist aber nicht so. Datenpflege, die Einbindung von Dateien, die Selektion der Daten und ihre Exportmöglichkeiten entpuppen sich häufig als Stolpersteine auf dem Weg zum ERP gestützten Publishing.
Worum geht’s eigentlich?
Ob man beim Database Publishing dem ERP den Vorzug vor einem PIM-System geben soll – allein diese Fragestellung löst in der Regel eine heftige Diskussion aus. Deshalb soll an dieser Stelle ausschließlich auf technische Voraussetzungen für eine Printproduktion eingegangen werden.
Beim Database-Publishing-System können zwei grundlegende Systematiken unterschieden werden: Entweder die schnelle, weil direkte Generierung von druckfähigen Endseiten (meistens im PDF Format) ohne Bearbeitungsmöglichkeiten in einem DTP Programm. Oder der flexible Weg, bei dem DTP Dokumente automatisch erzeugt werden, die noch im DTP-Programm nachträglich bearbeitet werden können.
Grundlage für beide Wege ist ein strukturierter Datenexport häufig im XML- oder CSV-Format. Er enthält alle printrelevanten Informationen.
Im Klartext heißt das aber: Neben den eigentlichen Inhalten werden auch Informationen über die Sortierung von Produktgruppen, Artikelnummern oder Eigenschaften wie Fettdruck oder Kursivstellung benötigt. Auch müssen die Steuerattribute, die man für die regelbasierte Ausgabe von Templates benötigt, gepflegt werden.
Ein Praxisproblem des Database Publishings ist heute also weniger die Ausgabe in den Druck. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich so gut wie jedes Layout umsetzen. Ein Knackpunkt ist vielmehr die Qualität der Daten und die Datenpflege. Hier entscheidet sich, in welchem Umfang ein ERP-System die Rolle der zentralen Datenbank übernehmen kann.
ERP zum Ersten: Bildpreislistengenerierung aus Infor
Wann also bietet es sich an, die Printausgabe über ein ERP auszuführen? Drei Beispiele aus der Praxis: Ein Industrieunternehmen wollte eine individuelle und schnelle Generierung
seiner Preislisten im PDF-Format. Als Basis sollte das interne ERP-System Infor dienen. Die unternehmenseigene IT-Abteilung implementierte Felder zur Pflege der Produktbezeichnung und verschiedener Sortierkriterien. Die Nachpflege der Informationen erfolgte aufgrund der Masse in Excel und wurde in Infor importiert.
Um ein flexibles Werkzeug an der Hand zu haben, wurde die Zuordnung der Bilddaten sowie die inhaltliche Strukturierung der Preisliste ebenfalls mit Excel-Dateien vorgenommen. Die Generierung der Preislisten übernimmt nun eine Anwendung, die den CSV-Export aus Infor mit der Excel-Strukturdatei zu einer XML-Datei verarbeitet, diese über XSLT formatiert und im PDF-Format ausgibt.
… zum Zweiten: Produktkataloge aus proALPHA
Ein Unternehmen der Messtechnikbranche wollte die Katalogproduktion optimieren: weg vom manuskriptgesteuerten, hin zum systemgesteuerten Ablauf. Das eigene ERP-System proALPHA sollte als zentrale Datenquelle fungieren. Über die Sachmerkmalsleiste wurden alle technischen Merkmale der Produkte abgelegt. Dazu gehörten Beschreibungen und Bildzuordnungen ebenso wie fremdsprachliche Übersetzungen.
Die entsprechenden Selektions- und Sortierkriterien wurden in zusätzlichen Feldern erfasst. Der Datenexport im CSV-Format wird nun von einer separaten Anwendung in ein „printfähiges“ XML-Format umgewandelt, es wird zuerst inhaltlich analysiert, sortiert und dann in eine neue Struktur gebracht.
Die XML-Datei wird schließlich in ein Layoutprogramm importiert und nach definiertem Regelwerk automatisch zu einzelnen Katalogseiten formatiert.
… und zum Dritten: Print- und Onlinekataloge aus Navision
Die Anforderungen des Unternehmens aus der Medizinbranche waren geradezu klassisch: Die Produktion der Printkataloge sollte den höchstmöglichen Automatisierungsgrad erreichen, der Onlinekatalog sollte auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Weniger klassisch war dagegen die Vorgabe, das eigene ERP-System Navision für die zentrale Datenverwaltung einzusetzen. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wurde das System wie folgt konzipiert: Navision spiegelt die Katalogdaten in eine Produktionsdatenbank, auf die für die Medienerstellung zugegriffen wird.
Die Ausleitung erfolgt über InDesign und eine Datenbankanbindung. Bilder und Dokumente werden in Navision automatisiert in die entsprechenden Tabellenfelder eingetragen. Die Produktgruppenstruktur wird an die Katalogstruktur angepasst und zusätzliche Felder zur Steuerung von Auszugskatalogen integriert.
Fazit
ERP-Systeme können sehr wohl als Basis für das Database Publishing dienen, wobei sich auch komplexe Layouts umsetzen lassen. Natürlich hat die Eingabe von Produktinformationen und den notwendigen Steuerinformationen für eine automatisierte Medienerstellung seine Grenzen. Bei der Datenpflege und Verwaltung komplexer Produktinformationen sind PIM-Systeme häufig ERP-Systemen überlegen. Zudem lassen sich hier mit einfachen Mitteln Freigabe-Workflows definieren, Übersetzungsprozesse abdecken oder individuelle Datenexporte einrichten. Für Unternehmen, die solche Anforderungen aufgrund ihrer Produktpalette oder ihrer Zielmärkte nicht erfüllen müssen, oder die erste Erfahrungen mit der datenbankgestützten Printproduktion sammeln wollen, ist der Weg über das ERP-System eine empfehlenswerte Alternative.