Was darf ein PIM-Projekt kosten? Jedenfalls keine Zeit!
Produktinformationssysteme (PIM-Systeme) kommen bei Fachabteilungsprojekten ebenso zum Einsatz wie bei strategischen Infrastrukturprojekten. Obwohl sich die Aufgabenstellung bei diesen beiden Verwendungszwecken auf den ersten Blick ähnelt, offenbaren sich bei genauerem Hinsehen schnell große Unterschiede bei der Durchführung, der Zielsetzung und schließlich den jeweiligen Projektkosten.
- PIM- und MAM-Systeme als zentraler Bestandteil der Informations-Infrastruktur
PIM als Fachabteilungsprojekt
Die Fachabteilung muss auf eine akute Aufgabenstellung reagieren. Print-Kataloge beispielsweise müssen in immer mehr Sprachen erstellt werden. Wenn die Mitarbeiterzahl nicht aufgestockt wird, kann das Zusatzpensum nur mit einer datenbankgestützten automatisierten Lösung bewältigt werden. Die Projektziele und die ROI-Betrachtung konzentrieren sich dabei auf die jeweilige Aufgabenstellung. Der Mehrnutzen, den der Aufbau einer medienneutralen Produktinformationsbasis langfristig haben wird, wird vorerst außer Acht gelassen. Aus diesem Grund werden andere Bereiche des Unternehmens nicht intensiv in das Projekt involviert. Das würde bei den eng gesteckten Terminen zu viel Zeit kosten. Daher werden auch die langfristigen Vorteile einer konsolidierten und multipel verwendbaren Produktinformationsbasis in den Hintergrund gedrängt. Nur das aktuelle Projekt zählt. Sicher: Diese pragmatische und fokussierte Vorgehensweise führt zu überzeugenden unmittelbaren Projekterfolgen. In Folgeprojekten kann sich der Weg jedoch als zu kurz gedacht erweisen – wenn klar wird, dass die erfassten Produktinformationen nicht ohne Weiteres für andere Zwecke verwendet werden können.
PIM als Infrastrukturprojekt
Die andere Möglichkeit, ein PIM-System einzusetzen, besteht im Aufbau einer unternehmensweiten Informationsinfrastruktur. Dieser Ansatz fokussiert nun den bereichsübergreifenden und langfristigen Einsatz des Systems. Die Konzeption und Durchführung eines solchen Projektes ist deutlich schwieriger und langwieriger als bei Fachabteilungsprojekten. Insbesondere die Integration in die technische und organisatorische Infrastruktur ist aufwendig und einer der relevanten Risikofaktoren. Bei diesen komplexen Projekten besteht zudem die Gefahr, dass Einführungstermine mehrmals verschoben werden müssen und Kosten explodieren.
Was darf ein PIM-System kosten?
Im deutschsprachigen Raum gibt es mehr als ein Dutzend ausgereifter leistungsfähiger PIM-Systeme. Die Hersteller stehen unter einem hohen Wettbewerbsdruck, so dass die Höhe der Anschaffungskosten nicht die zentrale Frage ist.
Oft macht es Sinn, ein PIM-Projekt als Fachabteilungsprojekt zu starten. Sofern jedoch absehbar ist, dass die Produktinformationen im Unternehmen weiterverwendet werden, sollte man trotz aller Eile zumindest bei der Strukturierung der Produktdaten die zukünftigen Anforderungen berücksichtigen. Darüber hinaus sollte man von Beginn an auf ein ausbaufähiges PIM-System setzen.
Unternehmen, die in diesem Stadium zu sorglos agieren, bezahlen bei späteren PIM-Projekten mit Zeit – Zeit, die man braucht, um eine effiziente, zielgerichtete Produktkommunikation für alle Medien in den relevanten Zielmärkten und Sprachen zu implementieren. Ein globaler, wettbewerbsintensiver Markt verzeiht keine Fehler.
