Information - Wertvoller Rohstoff, vielseitig verwendbar

Der verantwortungsbewusste Umgang mit Ressourcen

Der effiziente Umgang mit Information ist nicht alleine eine Frage der Unternehmensstrategie, sondern vielmehr eine Frage des Überlebens. Denn Information ist eine Ressource, ein Rohstoff, der nicht verschwendet werden darf. Der Einsatz aller Ressourcen – das hatte man bereits in den 70er-Jahren begriffen – muss sorgfältig geplant werden, damit die Reibungsverluste in der Produktion möglichst gering bleiben. Damals hielten umfängliche ERP-Systeme (= Enterprise-Resource-Management-Systeme) Einzug in die Unternehmen. Der Einsatz von Kapital, Betriebsmitteln oder Personal konnte fortan effizient gesteuert werden. Übertragen auf den Kommunikationsbereich bedeutet dies: Mit Information sollte so sorgsam umgegangen werden wie mit jedem anderen Rohstoff. Verschwendung führt zu erheblichen Mehrkosten und noch schlimmer: zu Zeitverlusten in der Marktkommunikation und der Kommunikation nach innen. Effektives Informationsmanagement wird schon seit Jahren als „Single Source Publishing“ bezeichnet. „Single Source Publishing“ ist ein kraftvoller Treibstoff des Motors Kommunikation – vor allem, wenn Publishing im dem Sinne verstanden wird, Information zum Zwecke der Kommunikation aufzubereiten und ganz wichtig: zu verteilen.

Wettbewerbsfaktor Kommunikation

Wie äußert sich der Wettbewerbsfaktor Kommunikation? Es gibt eine Unmenge von Beispielen. So existieren für die relevanten Zielmärkte eines Unternehmens häufig individualisierte Kommunikationsmaßnahmen in der entsprechenden Sprache und gegebenenfalls ausgerichtet auf eine spezielle Zielgruppe. Ein Katalog in der jeweiligen Zielsprache ist weitaus kundenfreundlicher als ein Katalog, der mehrere Sprachen aufweist und dessen Sortimentsauswahl einen Kompromiss aus den Zielmärkten darstellt. Fakt ist: Unternehmen, die auf fremden Märkten als Kenner der lokalen Verhältnisse oder gar als Einheimische auftreten, sind nachweisbar erfolgreicher.

Unabdingbar ist dabei natürlich, in kürzester Zeit eine Sensibilität für neue Zielgruppen zu entwickeln. Denn gute Kundenkommunikation ist ein wesentlicher Faktor für die Erzeugung von Kundenloyalität. Unabhängig von solchen Überlegungen nimmt die Kommunikation nach innen ebenfalls eine immer größere Rolle ein. Hier lautet die Frage: Sind Support, Vertrieb oder auch die Partner über Produktneuerungen zielgerichtet, umfassend und zeitnah informiert?

Einsatz von Fördertechniken

Die Kommunikationsanforderungen an ein global tätiges Unternehmen sind immens. Produktkommunikation, Technische Dokumentation, Corporate Publishing müssen passgenau für die verschiedenen Märkte, Zielgruppen und Sprachen in allen Medien erstellt werden und das möglichst effektiv. Hier kommen verschiedene Systemansätze zum Einsatz. Aufgrund der überaus unterschiedlichen Anforderungen in den genannten Bereichen ist derzeit keine allumfassende Lösung für die Disziplin Kommunikation in Sicht, die vergleichbar mit dem voll integrierten ERP-System wäre.

Technische Dokumentation

Das alles beherrschende Thema im Bereich der technischen Dokumentation ist XML. Man versucht derzeit, über definierte DTD- oder XML-Schemata die Bestandteile einer Technischen Dokumentation verwaltbar und für die Mehrfach-

verwendung nutzbar zu machen. Die Daten sind dabei hochgradig strukturiert, leider meist nicht besonders filigran. Eine Tabelle mit technischen Werten wird von vielen noch als „atomarer Block“ betrachtet. Dabei sind Aspekte wie Versionierung, Versionskontrolle und der ergonomische Umgang mit komplexen XML-Stukturen für eine effektive Erstellung umfangreicher Dokumentationen aus vielen Einzelbestandteilen ganz wesentlich. Die Technische Dokumentation spielt in der Gesamtbetrachtung der Unternehmenskommunikation jedoch häufig eine untergeordnete Rolle. Ein Fehler – denn schließlich ärgert sich der zahlende Kunde am meisten über eine schlechte Bedienungsanleitung.

Corporate Publishing

Im Corporate Publishing geht es weniger um strukturierte Informationen: Die Image-Broschüre zu einem Produkt oder eines Unternehmens besteht aus Text- und Medien-Assets. In Kunden- oder Mitarbeitermagazinen stellen in der Regel die einzelnen Artikel die „kleinste“ Informationseinheit dar. Ein hoher Automatisierungsgrad steht bei Corporate-Publishing-Projekten nicht im Vordergrund, vielmehr ein effizientes Publishing-Management, wie zum Beispiel die schnelle und erfolgreiche Adaption von Anzeigen oder Unternehmensunterlagen auf andere Zielmärkte oder Sprachen. Bei Corporate-Publishing-Projekten kommen daher meistens Redaktionssysteme, Web-to-Print-Systeme oder Brand-Management-Systeme zum Einsatz. Web-Content-Management-Systeme können ebenfalls im Bereich des Corporate Publishings angesiedelt werden.

Produktkommunikation

Bei der Produktkommunikation wird mit strukturierten und filigranen Produktinformationen gearbeitet. Wird die oben erwähnte Tabelle aus dem Bereich Technische Dokumentation noch als atomarer Informationsbaustein betrachtet, so besteht die Tabelle in der Produktkommunikation aus vielen einzelnen Bausteinen. Für die Verwaltung stark strukturierter und filigraner Produktdaten kommen die sogenannten PIM-Systeme (PIM = Produktinformationsmanagement) oder auch MDM-Systeme (MDM = Masterdatamanagement) zum Einsatz. Diese bilden häufig die Informationsbasis für die Produktkommunikation in Print- und Online-Medien.