Der Einsatz eines MAM-Systems bei Stoll Giroflex AG
Digitale Dokumente, Bilder oder Grafiken – die Datenflut für Unternehmen steigt täglich. Diese Daten erfolgreich zu bewältigen, ist eine Aufgabe, die heute viele Unternehmen vor Probleme stellt. Die vielseitigen Verwendungszwecke für Druck, Marketing, Vertrieb, Websites oder Archivierung machen es zudem nötig, diese in jeweils unterschiedlichen Formaten und Qualitäten aufzubereiten. Überdies müssen die Daten meist auch verschiedenen Benutzergruppen mit den entsprechenden Rechten zur Verfügung gestellt werden: jederzeit, automatisiert und ortsungebunden.
Die Aufgabenstellung
Die Datenflut steigt täglich und die bisherige Lösung, die auf einer Individualprogrammierung basiert, genügt den Ansprüchen des stark wachsenden und global tätigen Unternehmens nicht mehr.
Deshalb setzt Stoll Giroflex auf "PartnerNet". Es basiert auf der Standardsoftware eyebase-Album der Firma Amediac AG. Stoll Giroflex stellt mit diesem professionellen Media Asset Management System (MAM-System) allen Händlern und Partnern sowie auch den Mitarbeitenden Daten in elektronischer Form zur Verfügung.
Weltweit werden damit aktuelle Informationen zur Verwendung bereitgestellt. Neben einer umfangreichen Bild- und Logo-Datenbank werden auf diesem Weg auch die jeweils aktuellen Preislisten und Kataloge in elektronischer Form verteilt. Die Anwender schätzen die Freiheit, passende Bilder selber auszusuchen und per Download gleich im korrekten Format zu beziehen.
Datenstrukturierung
eyebase-Album verwaltet die Daten übersichtlich. Die hierarchische Ordnerstruktur lehnt sich an Windows und Mac OS an und ermöglicht dem Nutzer ein schnelles Suchen und Finden. Auch PDF- oder Power-Point-Dateien werden direkt in einer Vorschau angezeigt. Daten können dabei auch in mehreren Ordnern gleichzeitig enthalten sein. Die Originaldatei ist auf dem System aber nur einmal vorhanden.
Dateien suchen und finden
Um Dateien zu finden, stehen eine einfache Freitextsuche sowie eine umfangreiche erweiterte Suchfunktion zur Verfügung. Die Suchergebnisse werden als Bildergalerie oder wahlweise auch als Bild-Text-Liste angezeigt. Daten, die zum Download freigegeben sind, kann der Nutzer mit einem Klick direkt im gewünschten Format herunterladen.
Einfacher Datenaustausch mit Dritten
Um eine Auswahl von Daten (Bilder, PDF, Grafiken) an eine Person oder eine Gruppe zu schicken, werden die gewünschten Daten in eine Sammlung gelegt, anschliessend die Rechte der Empfänger definiert. Und schon erhalten diese eine E-Mail mit einem Link. Wahlweise kann die Gültigkeit des Links zeitlich eingeschränkt werden. Überdies können die Nutzer mit eyebase-Album die Sammlungen kommentieren.
Import von Daten
Um eine Datei im eyebase-Album abzulegen, zieht der Nutzer diese per Drag and Drop auf ein Upload-Verzeichnis. Auf diese Weise können per Browser Hunderte von Dateien in einem Schritt hinaufgeladen werden. Beim Import werden die Daten automatisch konvertiert und – falls so eingegeben – entsprechend automatisch beschriftet bzw. mit Schlagworten versehen. Der Anwender kann ebenfalls Daten über FTP-Transfer oder ganz einfach per E-Mail importieren.
Beschreibung
Oft reicht die automatische Beschreibung (Editierung/IPTC-Import) über den Upload-Folder bereits aus, damit Daten jederzeit wieder gefunden werden. Um fein zu editieren, kann der Anwender auf eine Reihe von flexiblen Möglichkeiten wie Freitext-, Listen-, Thesaurus- oder Datumsfelder zurückgreifen. Natürlich auch mehrsprachig und/oder im Multi-Edit-Verfahren für mehrere Dateien gleichzeitig.
Sicherheit
Sicherheit richtet sich nicht nur nach aussen, sondern auch nach innen: Nicht jeder Mitarbeitende soll Zugriff auf alle Daten erhalten, sondern nur auf jene, die für ihn bestimmt sind. Dafür sorgt in eyebase-Album ein einfach zu administrierendes, aber hocheffektives Berechtigungssystem.
Fazit
Das Fazit von Cello Duff, Leiter Marketing, Stoll Giroflex AG, lautet:"Dank eyebase-Album können wir unseren Händlern und Partnern jederzeit aktuelle Bilder und Produktinformationen zur Verfügung stellen. Stämpfli hat bei der Umsetzung des Projekts unsere Anforderungen vollständig erfüllt, und das Ergebnis stösst überall auf sehr positive Resonanz. Besonders hervorgehoben wird die funktionale Struktur und das einfache Handling."
