Was bei der Print-Automatisierung wirklich zählt

Korrekturaufkommen in Abhängigkeit des Automatisierungsgrads (Quelle: WERK II Projektdatenbank, Stand 05/2008)

1:3 – so lautete leider nicht das Ergebnis des EM-Finales zwischen Spanien und Deutschland. Nein, in diesem Verhältnis bewegt sich typischerweise der Aufwand zwischen initialem Seitenaufbau und Korrekturaufwand. Diesen Quotienten hat die Unternehmensberatung WERK II mittels der WERK II Projektdatenbank-Datenbank ermittelt. Er macht deutlich, wie viel bei einer typischen Print-Publikation wie einem Produktkatalog nach dem ersten Seitenaufbau noch investiert werden muss, bis die Druckfreigabe erfolgen kann.

Der schwarze Loch: Korrekturen und Änderungen

Aus verschiedenen Gründen eine sehr alarmierende Erkenntnis: Zeit und Geld werden demnach nicht beim Aufbau der DTP-Seiten verloren, sondern bei ihrer Korrektur und dem permanenten Änderungsaufkommen. Viele Unternehmen müssen hier ihre Taktik überdenken. Doch um geeignete Optimierungsmaßnahmen ergreifen zu können, muss der momentan geltende Quotient etwas detaillierter betrachtet werden.

Hierfür werden Print-Publikationen nach zwei Kriterien beurteilt: Wie hoch ist das Änderungs- bzw. Korrekturaufkommen, und wie hoch ist der Automatisierungsgrad der Publikation?

Der Grad der Automatisierung wird in drei Stufen eingeteilt:

• Bei geringer Automatisierung
  werden die Informationsbausteine (Texte, Bilder, Tabellen) auf den Seiten platziert. Ein Grafiker erstellt das Layout direkt an den Informationsbausteinen. Zudem werden noch zusätzliche, eher seitenorientierte Informationsbausteine erstellt und positioniert.

• Bei hoher Automatisierung
  wird die Seite in ihrem Layout und ihren Bestandteilen weitgehend selbstständig aufgebaut. Danach wird ein layouttechnisches Finishing durchgeführt, gegebenenfalls werden noch Informationen ergänzt.

• Bei kompletter Automatisierung
  ist keinerlei nachträgliche Bearbeitung notwendig. Es wird ein druckfertiges Dokument erstellt, beispielsweise ein PDF.

Der Grad des Korrekturaufkommens wird in vier Kategorien eingeteilt:

• Kein Korrekturaufkommen
  ist in der Praxis nur bei der 100-prozentigen Generierung zu verzeichnen. De facto finden zwar auch hier Korrekturzyklen statt, aber daraus entsteht kein Aufwand in der manuellen Seitenüberarbeitung.

• Geringes Korrekturaufkommen
  bedeutet in der Regel ein bis zwei Korrekturzyklen. Es finden hauptsächlich Änderungen im Layout statt, weniger inhaltliche Modifikationen. Es werden keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen, die in die Struktur eingreifen.

• Mittleres Korrekturaufkommen
  heißt, es finden zwei bis vier Korrekturzyklen statt – mit Änderungen im Layout, mit inhaltlichen und strukturellen Anpassungen. Ein Beispiel für eine strukturelle Änderung ist ein Artikeltausch.

• Hohes Korrekturaufkommen
  bezeichnet mehr als vier Korrekturzyklen. Die Änderungen sind dabei so gravierend, dass ein großer Teil jeder Seite erheblich umgestaltet werden muss.

Das Problem der Korrekturen und Änderungen

Das Verhältnis von eins zu vier oder mehr zeigt es deutlich: Potenzielle Geld- und Zeiteinsparungen sind nicht im initialen Seitenaufbau zu finden, sie gehen vielmehr einher mit einer Reduzierung des Korrektur- und Änderungsaufwands sowie mit einem effizienten Korrektur- und Änderungsmanagement.

Aber: Viele der typischen Database-Publishing-Programme konzentrieren sich auf die automatische Erstellung von Seiten. Nachträglichen und umfangreichen Änderungen stehen sie daher oft hilflos gegenüber. Dann gibt es nur zwei Möglichkeiten: Die Änderungen müssen mehr oder weniger manuell eingearbeitet werden, oder der Seitenaufbau wird nochmals generiert, wobei aber manuelle Änderungen verloren gehen. Bei diesen Aufwänden ist es kein Wunder, wenn nach der Einführung von Database Publishing die Satzkosten steigen – statt sich zu verringern. Eine häufig totgeschwiegene Wahrheit.

Wie kann nun dieses Problem gelöst werden? Ganz einfach, es muss an der Wurzel gepackt werden …

Einführung einer Datenbank

Der Einsatz von Datenbanken (wie zum Beispiel eines PIM-Systems, Katalogsystems, CMS-Systems) zur zentralen Speicherung der zu publizierenden Informationen birgt enormes Potenzial. Änderungen müssen theoretisch nur ein Mal erfasst werden. Vor der eigentlichen Seitenerstellung können die erfassten Daten über eine Preview geprüft werden.

Die Erfahrung zeigt, dass der konsequente Einsatz einer zentralen Datenhaltung tatsächlich zu einer signifikanten Reduzierung des Korrektur- und Änderungsaufkommens im Erstellungsprozess von Print-Publikationen führt.

Warum gibt es dennoch vielerorts noch ein unbegreiflich hohes Korrekturaufkommen? Dafür gibt es unterschiedliche Gründe:

• Es wird zwar digital gearbeitet, aber analog gedacht
  Mit der Einführung einer Datenbank müsste sich auch das Verhalten in Bezug auf inhaltliche Freigaben radikal ändern. Bei einer nicht datenbankgestützten Produktionsweise finden die Freigaben zu einem möglichst späten Zeitpunkt statt. Für den Produktmanager beispielsweise ist die Freigabe eines Farb-Proofs das untrügliche Zeichen, jetzt die restlichen Korrekturen einzuarbeiten.
  Beim Einsatz einer Datenbank sollten die Produktinformationen dagegen so früh wie möglich und so spät wie nötig freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt nicht mehr „seitenorientiert“, sondern „informationsorientiert“. Mit dieser geänderten Arbeitsweise haben viele Anwender ihre Probleme: Sie müssen die Seite „gedruckt“ sehen, um die Korrekturen nachvollziehen und durchführen zu können. Die abstrakten und komplizierten Eingabeverfahren bei den Datenbanksystemen machen ein Umdenken zudem nicht eben leichter.
  Ein weiterer Problemhort ist das richtige Übergabe-Timing zwischen „Content-Erstellern“ (z.B. Produktmanagern, Konstruktion, Fertigung etc.) und „Content-Publishern“ (z.B. die interne Werbeabteilung oder der Mediendienstleister). Bei einer nicht datenbankgestützten Produktion lautet die Erfolgsformel: möglichst frühzeitig übergeben, damit die Werbung viel Zeit hat. Bei einer datenbankgestützten Produktion führt diese Formel unweigerlich zum Chaos. Hier müsste sie vielmehr lauten: möglichst späte Übergabe, so dass die Daten perfekt gepflegt sind.
  
  Häufig wird auf eine datenbankgestützte Produktion umgestellt, doch Kernprozesse werden nicht verändert. Ergo: Das Korrekturaufkommen verringert sich nicht!

• Mangelnde Datenqualität
  Wenn nach der Einführung von Datenbanken keine signifikante Reduzierung des Änderungs- und Korrektaufkommens im Print-Bereich erreicht wird, liegt das häufig an der mangelnden Datenqualität. Oft wird das Thema Datenerfassung in Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt und an Hilfskräfte ohne ausreichendes Fachwissen delegiert. Dabei ist der Anspruch an die Daten für eine hohe Print-Automatisierung deutlich höher als für die Ausgabe in E-Commerce-Kanälen.

• Unzureichende Layoutstandardisierung
  Beim Start eines Projekts wird immer von einer geringen Anzahl Layout-Templates ausgegangen. Im weiteren Prozess stellt sich heraus, dass zusätzliche Layout-Templates benötigt werden. Ist die Anlage der Templates im Database-Publishing-Tool aufwendig, werden schnell Kompromisse geschlossen, die vermehrt manuelles Nacharbeiten auf der erstellten Seite nach sich ziehen.

• Fehlende Automatisierungsmöglichkeiten
  Häufig verfügen die eingesetzten Database-Publishing-Programme über zu wenige Automatisierungsmöglichkeiten, vor allem im feintypografischen Bereich und in punkto Platzoptimierung. Nachträgliche Layoutarbeiten sind hierbei unvermeidlich.

Effizienter Umgang mit Korrekturen und Änderungen

Es ist eine sinnvolle Maßnahme, das Aufkommen von Korrekturen und Änderungen zu minimieren. Darüber hinaus aber stellt sich die Frage: Wie können die unvermeidlichen Korrekturen und Änderungen effizient systemgestützt bearbeitet werden? Klassische Database-Publishing-Funktionen eignen sich dazu nur bedingt. Moderne Database-Publishing-Systeme hingegen stellen gerade im Änderungsmanagement eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung. Hier die wichtigsten:

• Integriertes Änderungsmanagement im DTP-Programm
  Im DTP-System sollte ein Änderungsmanagement integriert sein, so dass der Anwender sofort einen Überblick erhält, welche Inhalte sich ändern müssen. Bei diesen Änderungen handelt es sich nicht nur um simple Datenänderungen wie Texte oder Preise, sondern auch um strukturelle Änderungen wie dem Produktaustausch. Diese Modifikationen müssen möglichst automatisch durchgeführt werden, ohne dass dabei manuelle Layoutänderungen verloren gehen.
  
  
• Korrekturen über Web-To-Print-Verfahren
  Häufig sollen Änderungen direkt visualisiert werden. Beispiel: Die Änderungen werden direkt auf der Seite angezeigt, wobei die Korrekturen nicht über ein DTP-Programm durchgeführt werden sollen. Korrekturnotizen sollen hinterlegt werden können. Strukturelle Änderungen, die mehrere Seiten betreffen, sollten direkt über eine Web-Oberfläche ausführbar sein.
  
  
• Verteiltes Arbeiten
  Korrekturen werden häufig verteilt „angemerkt“ und „durchgeführt“. Dies gilt insbesondere im Bereich der Übersetzungen. Durch den Einsatz von Web-To-Print-Verfahren ist verteiltes Arbeiten einfach umzusetzen. Im Idealfall greifen DTP-Programme via Web-Services auf die zentrale Datenbank zu. So ist es unerheblich, wo auf der Welt der DTP-Arbeitsplatz installiert ist.